وقتی صبح وارد دفتر می‌شوید، اولین کاری که انجام می‌دهید چیست؟ اکثر مردم نوشیدنی مورد علاقه خود را می‌خورند، پیام های خود را چک می‌کنند و وظایف خود را برای روز اولویت‌بندی می‌کنند. اما از چه تکنیک‌هایی برای شناسایی کارهایی که ابتدا باید انجام شود استفاده می‌کنید؟
یکی از تکنیک‌های رایج اصل پارتو (Pareto) نامیده می‌شود که به‌عنوان قانون 20/80 نیز شناخته می‌شود. این تکنیک می‌تواند به شما کمک کند تا کارهایی که بیشترین تأثیر را دارند، تعیین و اولویت‌بندی کنید و بهره‌وری خودتان را در طول روز افزایش دهید.
قانون 20/80 چیست؟
قانون 80/20 یک اصل است که بیان می‌کند 80٪ از همه نتیجه ها از 20٪ علت ناشی هستند. از این قانون می‌توانید به طور مثال در یک موقعیت تجاری که شما مسئولیت موفقیت در آن پروژه را برعهده دارید و یا برای بهبود نتایج در کارهای خود استفاده کنید.
با مدیریت درست تیم فروش سود خود را چند برابر کنید
می‌دانید که این قانون در جایگاه یک مدیر فروش چطور اجرا می‌شود؟
این قانون در شرکت شما به این صورت است که 20 درصد از نمایندگان فروش شما 80 درصد سود شما را تولید می‌کنند، پس شما در موقعیتی قرار می‌گیرید که تلاش‌های مدیریتی خود را برای تیک زدن تارگت های کسب‌وکار خود هدفمند کنید.
پس برای این که فروش خود را چند برابر کنید باید از تجربیات خود و اطلاعات مربی‌تان استفاده کنید تا به 20 درصد برتر کمک کنید که مهارت‌های فروش خود را بیشتر از قبل تقویت کنند و همچنین 80 درصد باقیمانده تیم را آموزش دهید تا مانند بهترین نمایندگان فروشتان و حتی بهتر، عمل کنند.
قانون 20/80 برای مدیران
قانون 20/80 مربوط به اصل وقت‌گیری است و بیان می‌کند که 80 درصد اثربخشی و پیشرفت مدیریت به خاطر 20 درصد زمانی است که در آن بازرسی یا نظارت بر کارکرد تیم و اعضای شرکت انجام می‌شود. با استفاده از این قانون، مدیران می‌توانند با اولویت‌بندی کارهای خود، در صورت نیاز بخشی از زمان خود را به بازرسی و نظارت بر کارکرد تیم و اعضای آن اختصاص دهند تا بهبود عملکرد و افزایش توانایی‌های تیم مدیریتی خود را نظاره کنند. به علاوه، اجرای این قانون می‌تواند از اتلاف وقت‌های ناشی از کارکرد ضعیف یا ناموفق در آینده نیز جلوگیری کند.
اجرای قانون مدیریتی 20/80
قانون 20/80 به‌عنوان یک قانون مدیریتی در برخی شرکت‌ها و سازمان‌ها به کار می‌رود. به این صورت که این اصل مدیریتی بر این اساس است که 20 درصد افراد، 80 درصد کارهای مهم سازمان را انجام می‌دهند؛ بنابراین، برای مدیران این اصل مدیریتی به‌عنوان یک راهنمایی برای پیش‌بینی و مدیریت کارکردهای مختلف سازمان است، از جمله؛ اولویت‌ها، منابع و زمان‌بندی مناسب، مفید هستند. همچنین، با توجه به این اصل مدیریتی، ممکن است برای مدیران اولویت‌های مختلف را بر اساس اهمیت و اولویت‌های آنها تنظیم کرده و از بخش‌بندی و توزیع وظایف بهتر استفاده کنند.
معنای قانون 20/80 برای مدیران
قانون 20/80 یا قانون پارتو ( Pareto’s Law) برای مدیران به معنای این است که 20 درصد از عوامل چیزی مسبب 80 درصد از نتایج هستند. برای مدیران، این قانون به این مفهوم است که 20 درصد از وظایف آنها مسبب 80 درصد از بهبود عملکرد و تأثیرگذاری بر سود آنها است؛ بنابراین، مدیران باید به اولویت‌بندی کارهای خود بپردازند و اولویت را به کارهایی بدهند که می‌تواند بیشترین اثر را روی بهبود بیزینس آنها داشته باشد. با تأثیرگذاری بر این 20 درصد اول، مدیران می‌توانند بهبود قابل ملاحظه‌ای در عملکرد کلی شرکت خود داشته باشند.
قانون 20/80 برای بهبود عملکرد و کاهش مشکلات
همانطور که گفتیم قانون 20/80 به معنای این است که 20 درصد مسائل و مشکلات 80 درصد نتایج را تشکیل می‌دهند. در جایگاه یک مدیر از قانون 20/80 برای بهبود عملکرد و کاهش مشکلات می‌توانید استفاده کنید. به طور مثال، 20 درصد کارکنان ممکن است با عملکرد بسیار بالا به تولید 80 درصدی و در نتیجه بازدهی بالاتری داشته باشند. با استفاده از قانون 20/80، مدیر می‌تواند کارکنانی که باعث تولید و یا سود دهی بیشتری شده‌اند را تشویق کند، در عین حال کارکنانی که بازدهی کمتری دارند را بررسی و علت آن را جویا شود. همچنین مدیریت می‌تواند با ارزیابی و تحلیل دقیق‌تر برای بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها نیز اقدام کند.
مزایای استفاده از قانون 80/20 در یک کسب‌وکار
قانون 80/20، همچنین اصولاً قصد ندارد که تمام کسب‌وکارها را به ۸۰ درصد از موفقیت خالص و ۲۰ درصد تلاش تشویق کند. بلکه، فرضیه آن این است که ۸۰ درصد دلایل موفقیت شما، از ۲۰ درصد واقعی جهت توسعه و رشد کسب‌وکار شما به دست می‌آید.
بعلاوه، کسب‌وکارهایی که از قانون 80/20 استفاده می‌کنند، می‌توانند از مزایای زیر بهره‌مند شوند:
1- تعیین اولویت دادن به عوامل مربوط به موفقیت کسب‌وکار با اندازه‌گیری و اولویت‌بندی کلیدی‌ترین فعالیت‌ها.
- افزایش و بهینه‌سازی بهره‌وری کسب‌وکار با کاهش هزینه‌ها.
3- ثبات و سازگاری اهداف کسب‌وکار با راهنمایی برای حذف عوامل اجباری و غیرضروری کسب‌وکار.
4- مشخص‌کردن مسیر صحیح کسب‌وکار با پیداکردن بهترین راه‌حل‌ها به‌منظور حفاظت از کسب‌وکار شما.
5- به حداکثر رساندن سود خالص کسب‌وکار با خلاصی از هزینه‌های غیرضروری.
6- انجام بهترین محصولات یا خدمات به مشتریان در حالی که توان مالی کمتری در خود دارند.
به طور کلی، استفاده از قانون 80/20 باعث بهبود عملکرد کسب‌وکار، بهبود کیفیت خدمات و نهایتاً رضایت کامل مشتریان می‌شود.
استراتژی مراقبت از مشتری خود
کسب و کار شما در نهایت فقط به اندازه خدمات مشتری شما خوب است، بنابراین ایجاد یک استراتژی پشتیبانی از مشتری که واقعا کار می کند بسیار مهم است.
اصل پارتو در تجارت حکم می کند که 20 درصد کاتالوگ محصولات شما مسئول 80 درصد شکایات مشتریان شما است.
هرچه زودتر این موارد را شناسایی کنید، زودتر می توانید برای حل مشکلات کار انجام دهید.
همچنین می توانید از قانون 80/20 برای ایجاد تیم مراقبت از مشتری بهتر و قوی تر استفاده کنید.
بر این اساس روش های آموزشی و مدیریتی خود را تقویت کنید و شاهد افزایش تصاعدی نرخ رضایت مشتری خود باشید.
دو اتفاقی که بلافاصله بعد از اجرای این قانون برای شما می‌افتد
قانون 20/80 یا قانون پارتو به معنای این است که 80 درصد نتایج ما به دلیل 20 درصد فعالیت‌ها رخ می‌دهد، حال ما به دو اتفاقی که بلافاصله بعد از اجرای این قانون برای شما می‌افتد می‌پردازیم:
- شناسایی ویژگی‌های مهم: مدیران باید فهمیده باشند کدام 20 درصد از وظایف و فعالیت‌هایشان می‌توانند به رسیدن به 80 درصد نتایج مورد نظرشان کمک کنند. به این ترتیب، آنها می‌توانند فعالیت‌هایی را که به سود شرکت کمک کمتری می کنند، کاهش دهند و به منافع شرکت تمرکز کنند.
- توقف هدررفتن وقت: با استفاده از اصل قانون 20/80، مدیران می‌توانند وقت خود را برای انجام فعالیت‌های مهم‌تر در مسیر رشد و موفقیت استفاده کنند. این امر باعث بهبود عملکرد و کاهش هدررفت وقت خواهد شد.
سخن پایانی
قانون 20/80 یکی از مفیدترین مفاهیم برای مدیریت زمان و مدیریت وظایف است، به خصوص زمانی که سعی می‌کنید بهره‌وری بیشتری داشته باشید. مطمئن باشید که یکی از مفیدترین اصول مدیریت زمان که تاکنون با آن برخورد کرده‌اید، قانون 80 20 است.
در نهایت، به شرحی که دیده شد، قانون 20/80 بطوریکه بیشترین نتیجه را با کمترین تلاش به دست آورده باشید، به شما کمک می‌کند تا کارهای مجموعی را بهبود ببخشید و بهتر از آن استفاده کنید.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در زمینه مدیریت کسب و کار پیشنهاد میکنم با مرکز تابا کوچینگ در ارتباط باشید.